Tietojärjestelmätoimittaja Abilita tarjoaa ratkaisuja kunnille pitkällä kokemuksella. Yrityksen näkemyksen mukaan pidempään jatkunut talous- ja henkilöstöhallinnon (TAHE) palveluiden ulkoistamistrendi tuo mukanaan haasteita. Abilitasta esitetäänkin toive, että palveluiden osalta rima asetettaisiin riittävän korkealle.
A
bilitan myyntijohtaja Frej Salmelan mukaan kuntakentällä on meneillään ulkoistusbuumi, joka johtuu useista asioista.- Moni kunta on haasteen edessä, kun henkilökuntaa eläköityy lähivuosina; löytyykö tilalle uusia osaajia ja pystyykö kunta tuottamaan palvelut itse. Vaikka kunnalta löytyisikin muutama hyvä ammattilainen, on pieni miehitys riski toiminnalle, hän kertoo.
Kunnilla ei välttämättä ole varaa useampaan taloushallinnon ammattilaiseen, joten ulkoistamalla voidaankin mahdollisesti ratkaista resurssiongelmia. Tietojärjestelmäpuutteita sen sijaan saadaan harvemmin ratkaistua ulkoistamalla, elleivät kunnat itse osaa vaatia enemmän palveluntarjoajan tietojärjestelmiltä.
- Vanhentuneet tietojärjestelmät voivat olla syynä ulkoistamiselle. Tietojärjestelmien kilpailutukset koetaan hankaliksi, ja niiden uskotaan vaativan erityisosaamista tai ulkopuolisia konsultteja. Uusia järjestelmiä pidetään kalliina ja käyttöönottoprojekteja vaativina, Salmela toteaa.
Ulkoistamisessa on omat haasteensa
Moni kunta päätyykin ulkoistamaan in-house-yhtiölle, jolloin laajempaa kilpailutusta tai vertailuja ei tehdä. Kunta joutuu ottamaan vastaan sen mitä tarjotaan, sekä palvelujen että tietojärjestelmien osalta.
Salmelan mukaan kunnissa ei aina ymmärretä tietojärjestelmien merkittävää roolia. Kunta esimerkiksi vastaa usein ulkoistuksenkin jälkeen itse joistakin taloushallinnon ja palkanlaskennan osa-alueista, jolloin tietojärjestelmät ovat edelleen toiminnan ytimessä.
- Ne joko mahdollistavat resurssien järkevän käytön ja toiminnan kehittämisen tai pahimmillaan kuormittavat ja ovat esteenä, hän toteaa.
Ulkoistaminen ei myöskään aina ole kustannustehokkain ratkaisu. Säästämisen sijaan ulkoistaminen voi olla itse järjestettyä toimintaa kalliimpaa, varsinkin ensimmäisten vuosien aikana. Palvelun tasokaan ei vastaa aina toivottua.
- Näemme myös, että tyytymättömyyttä palveluihin esiintyy. Syynä tähän voi esimerkiksi olla palvelujen virtaviivaistaminen, joka estää kuntia saamasta riittävän räätälöityä palvelua, Salmela esittää.
Rohkeutta TAHE- ja IT-palveluiden kilpailuttamiseen ja kuntayhteistyötä
Salmela näkee rohkeamman otteen kilpailuttamiseen yhtenä vaihtoehtona, jolla tämänhetkistä tietojärjestelmätilannetta voidaan ratkoa.
- Kilpailutuksen voi tehdä myös yksinkertaisesti, eikä hankintalaki ole niin vaikeasti luettavissa, kuin ajatellaan, Salmela toteaa.
Hän muistuttaa myös, että hyviä ohjeita on saatavilla ja erilaisia malleja kilpailuttamiseen löytyy runsaasti. Loppujen lopuksi kunta itse päättää, mitä haluaa kilpailuttaa ja mitä vaatia toimittajalta, palveluilta tai tuotteilta. Toisena vaihtoehtoisena mallina ulkoistamiselle voi olla kuntayhteistyö, jonka Salmela näkee tulevaisuuden trendinä. Kuntayhteistyötä kasvattamalla voidaan taklata sekä taloudellista että resurssihuolta. Yhteistyössä kunnat pystyvät hankkimaan suurempia kokonaisuuksia edullisemmin.
- Kunnista merkittävä osa on pieniä, joten parhaan tuloksen voikin saada naapurikuntien välisellä yhteistyöllä, sen sijaan, että palveluita hankitaan yksitellen isoilta toimijoilta, jotka eivät välttämättä voi vastata kaikkien kuntien erillisiin tarpeisiin, Salmela esittää.
Hänen mukaansa tärkeintä on kuitenkin harkita tapoja, joilla palveluiden laatuun tai sisältöön voidaan aidosti vaikuttaa - ovat palvelut sitten itse järjestettyjä tai ulkoistettuja. Mikään ei ulkoistaessakaan estä kuntia vaatimasta myös hyviä osana palvelua, tämän voi kirjoittaa mukaan vaatimuserittelyyn.
- Toimintatavasta riippumatta palveluntarjoajat ja järjestelmät kannattaa aina kartoittaa perin pohjin ennen kuin linjauksista päätetään.
Mainos